Despacho contable con enfoque práctico para México
Respuesta rápida: Para facturar necesitas tu RFC, contraseña o e.firma, y cinco datos de tu cliente: RFC, nombre exacto, código postal fiscal, régimen fiscal y uso del CFDI —los primeros cuatro vienen en su Constancia de Situación Fiscal—. Puedes emitir gratis desde Genera tu factura en el portal del SAT: capturas receptor y conceptos, sellas con tu e.firma y entregas XML + PDF. Si los datos no coinciden con el padrón del SAT, el timbrado se rechaza.
Facturar por primera vez intimida más de lo que debería. La versión 4.0 del CFDI validó todo al momento del timbrado: si un dato del cliente no coincide exactamente con lo que el SAT tiene registrado, la factura no sale. La buena noticia es que, sabiendo qué pedir y dónde capturarlo, emitir una factura toma minutos y no cuesta un peso.
Esta guía cubre el flujo completo: qué necesitas tú, qué pedirle a tu cliente, cómo emitir gratis en el portal del SAT, qué hacer con ventas al público y cómo cancelar sin ganarte una multa.
Qué necesitas tú antes de facturar
- RFC activo con obligaciones al corriente (si aún no lo tienes, empieza por tu RFC y homoclave).
- Contraseña (antes CIEC) para entrar al portal.
- e.firma vigente — con ella una persona física puede sellar facturas en el servicio gratuito del SAT. Si no la tienes o venció, aquí está cómo tramitar o renovar la e.firma.
- CSD (Certificado de Sello Digital) — obligatorio si facturas vía PAC o sistema comercial; recomendable cuando el volumen crece. Cuídalo: el SAT puede restringirlo o cancelarlo si detecta irregularidades.
Los 5 datos que debes pedirle a tu cliente
El CFDI 4.0 rechaza el timbrado si el receptor no coincide con el padrón del SAT. Pide a tu cliente su Constancia de Situación Fiscal (así se descarga en línea) y toma de ahí los primeros cuatro:
- RFC.
- Nombre o razón social, exacto. Tal como aparece en la constancia: en personas morales sin el régimen societario (se captura “COMERCIALIZADORA X”, no “Comercializadora X, S.A. de C.V.”).
- Código postal del domicilio fiscal. Es el dato que más rechazos causa: si tu cliente se mudó y no actualizó su domicilio ante el SAT, vale el CP de la constancia, no el de su casa nueva.
- Régimen fiscal. El del receptor debe ser compatible con el uso del CFDI.
- Uso del CFDI. Pregúntaselo: gastos en general (G03), adquisición de mercancías (G01), deducciones personales (D01–D10)… Un uso incompatible con su régimen le quita la deducción.
Tip que ahorra correos: pide la constancia en PDF y captura copiando de ahí. “Se parece” no timbra; “es idéntico” sí.
Emitir la factura gratis en el portal del SAT
No necesitas pagar un sistema para empezar. El SAT ofrece Genera tu factura (portal) y la app Factura SAT Móvil, ambos gratuitos y con CFDI 4.0 válido:
- Entra al portal del SAT → Factura electrónica → Genera tu factura, con tu RFC y contraseña o e.firma.
- Captura los datos del receptor (los 5 de arriba, tal cual la constancia).
- Agrega los conceptos: clave de producto o servicio del catálogo del SAT, descripción, cantidad y precio. El buscador del catálogo acepta palabras comunes; elige la clave que mejor describa lo que vendes.
- Indica impuestos: en la mayoría de los casos, IVA del 16% trasladado. Si necesitas desglosar el IVA de un precio que ya lo incluye, la calculadora de IVA te da subtotal, IVA y total en un paso.
- Define método de pago (PUE si te pagaron en el momento, PPD si es en parcialidades o diferido) y forma de pago (efectivo, transferencia, tarjeta…).
- Sella con tu e.firma o CSD. El SAT timbra al instante.
- Descarga y envía a tu cliente el XML —ese es el comprobante fiscal— y el PDF, que es solo su representación impresa.
Si eres freelancer y facturas honorarios a una empresa, recuerda que la factura lleva retenciones (10% de ISR y dos terceras partes del IVA): la calculadora de honorarios te dice exactamente cuánto te van a depositar.
Ventas al público: la factura global
¿Y las ventas de mostrador donde nadie pide factura? No se quedan sin comprobante: se agrupan en una factura global con el RFC genérico XAXX010101000, nombre PUBLICO EN GENERAL, régimen 616 y uso S01, indicando la periodicidad (diaria, semanal, mensual…). Para clientes extranjeros sin RFC mexicano se usa el genérico XEXX010101000.
Si después un cliente regresa por su factura nominativa, la global se corrige cancelándola con el motivo 04 (ver abajo) y refacturando.
Cómo cancelar una factura sin multa
Cancelar CFDI dejó de ser un clic sin consecuencias. Tres reglas:
- Motivo obligatorio. El SAT exige declarar uno de cuatro: 01 comprobante emitido con errores con relación (primero emites la factura correcta y la relacionas), 02 errores sin relación, 03 no se llevó a cabo la operación, 04 operación nominativa relacionada en una factura global.
- Plazo. A más tardar en el mes en que se presenta la declaración anual del ejercicio en que emitiste la factura (Art. 29-A CFF). Fuera de plazo, la multa va del 5% al 10% del monto de cada comprobante (Arts. 81 y 82 CFF).
- Aceptación del receptor. Como regla general tu cliente debe aceptar la cancelación desde su Buzón Tributario; si no responde en 3 días hábiles, se tiene por aceptada. Hay excepciones que no requieren aceptación —por ejemplo, comprobantes de hasta $1,000 pesos—.
Errores que rechazan el timbrado (y cómo evitarlos)
| Error | Por qué pasa | Cómo se evita |
|---|---|---|
| CP no coincide | El cliente se mudó y no actualizó su domicilio fiscal | Usar siempre el CP de la constancia |
| Nombre con “S.A. de C.V.” | En CFDI 4.0 el régimen societario no va en el nombre | Copiar el nombre tal cual la constancia |
| Uso de CFDI incompatible | El uso no aplica al régimen del receptor | Confirmar el uso con el cliente antes de timbrar |
| Constancia vieja | Datos del padrón cambiaron desde la última CSF | Pedir una constancia reciente |
Y un error que no rechaza el timbrado pero sí duele después: facturar operaciones sin sustancia. El SAT revisa la materialidad de los CFDI, y comprar o vender facturas falsas (69-B) es de lo más caro que existe fiscalmente.
En resumen
Facturar con CFDI 4.0 se reduce a tres cosas: tener tu e.firma a la mano, pedir la Constancia de Situación Fiscal de tu cliente y capturar idéntico. El portal del SAT te deja emitir gratis mientras tu volumen es bajo, la factura global resuelve las ventas al público y la cancelación tiene motivo, plazo y multa —así que mejor a la primera.
¿Facturas cada mes y quieres dejar de pelearte con el portal? En contacto armamos tu facturación y tu contabilidad para que tú te dediques a vender.