18 columnas con listas del SAT
Categoría, forma de pago, método, uso del CFDI y estado son desplegables: eliges del catálogo en vez de teclear la clave y equivocarte.
Recurso · 2026 · alineado al SAT
Plantilla de gastos deducibles
Plantilla de gastos deducibles
antes de que sean caos.
18 columnas pensadas para CFDI 4.0 y catálogos del SAT: lleva el control mensual de subtotal, IVA, retenciones y uso del CFDI sin armar una hoja desde cero. Incluye guía con códigos y buenas prácticas.
- Columnas
- 18alineadas a SAT
- Formato
- XLSX· CSV
- Costo
- $0sin registro
Contenido verificado al . Catálogos SAT (c_FormaPago, c_MetodoPago, c_UsoCFDI) vigentes CFDI 4.0.
Revisado por Lucero Hurtado Marcos, contadora pública titulada · Céd. prof. 14276234
Recurso premium,
sin paywall.
Una plantilla pensada para llegar al cierre conciliado, con datos de muestra reales y una guía complementaria que explica los códigos del SAT.
El total se calcula solo
La columna total ya trae la fórmula subtotal + IVA − retenciones, y se resaltan solos los CFDI cancelados, los pagos en efectivo de más de $2,000 y los PPD sin complemento de pago, para que no los deduzcas por accidente.
Totales por mes y por categoría
Gastos, subtotal, IVA acreditable, retenciones y total pagado de los doce meses, más el desglose por categoría. Se actualiza al capturar.
Descarga gratis y sin registro
Sin formularios, sin correos, sin cuenta. Las instrucciones vienen dentro del archivo. Adáptala para tu operación o la de tus clientes.
Estructura alineada a CFDI 4.0
y a los catálogos del SAT.
Cada columna tiene un propósito fiscal o operativo: identificar el CFDI, desglosar impuestos, registrar la forma de pago y dejar trazabilidad de deducibilidad para la conciliación mensual.
| Columna | Tipo | Para qué sirve |
|---|---|---|
| 01 fecha | AAAA-MM-DD | Fecha del CFDI o del gasto. Filtra por mes sin pelearte con el formato regional de Excel. |
| 02 folio_fiscal | UUID CFDI | Folio fiscal de 36 caracteres. Permite cruzar contra el portal del SAT en segundos. |
| 03 rfc_emisor | RFC | 12 caracteres para personas morales, 13 para personas físicas. Detecta CFDI duplicados. |
| 04 proveedor | Texto | Razón social o nombre comercial visible del emisor del CFDI. |
| 05 concepto | Texto | Detalle operativo (por qué se hizo el gasto), no la descripción literal del CFDI. |
| 06 categoria | Lista | Clasificación interna; la hoja Catálogos trae 19 categorías sugeridas y editables. |
| 07 subtotal | MXN | Importe antes de IVA, con punto decimal y sin separadores de miles. |
| 08 iva_trasladado | MXN | IVA trasladado por el proveedor: 16 %, 8 % fronterizo o 0 %. |
| 09 isr_retenido | MXN | Retención de ISR cuando aplica (honorarios y arrendamiento de personas físicas). |
| 10 iva_retenido | MXN | Retención de IVA cuando aplica (2/3 del IVA en honorarios y arrendamiento PF). |
| 11 total | MXN | Importe efectivamente pagado al proveedor: subtotal + IVA − retenciones. |
| 12 forma_pago | Código SAT | Catálogo c_FormaPago: 01 efectivo, 03 transferencia, 04 crédito, 28 débito… |
| 13 metodo_pago | PUE / PPD | PUE en una sola exhibición; PPD requiere complemento de pago para considerarse erogado. |
| 14 complemento_pago | Sí / No / N/A | Marca «No» mientras un CFDI PPD no tenga su complemento: la fila se pinta de ámbar y el resumen la cuenta como aún no deducible. |
| 15 uso_cfdi | Código SAT | Catálogo c_UsoCFDI 4.0: G03 gastos en general, G01 mercancías, I04 cómputo… |
| 16 estado_cfdi | Bandera | Vigente / Cancelado / Pendiente / Sin CFDI. Concilia antes de declarar. |
| 17 deducible | Sí / No / Parcial | Identifica gastos no deducibles o de deducción limitada (Art. 28 LISR). |
| 18 notas | Texto libre | Aclaraciones, recordatorios o seguimientos con tu contador. |
Los códigos del SAT
que vas a teclear.
Tres columnas de la plantilla piden claves del catálogo del CFDI 4.0. Estas son las que aparecen en prácticamente todos los gastos de una persona física o una pyme, para que no tengas que abrir el anexo 20 cada vez.
Forma de pago
| Clave | Significado |
|---|---|
| 01 | Efectivo |
| 02 | Cheque nominativo |
| 03 | Transferencia electrónica de fondos (SPEI) |
| 04 | Tarjeta de crédito |
| 28 | Tarjeta de débito |
| 29 | Tarjeta de servicios |
| 31 | Intermediario de pagos electrónicos |
| 99 | Por definir (obligatoria en CFDI con método PPD) |
Método de pago
| Clave | Significado |
|---|---|
| PUE | Pago en una sola exhibición |
| PPD | Pago en parcialidades o diferido. No se considera erogado hasta que recibes el complemento de pago |
Uso del CFDI
| Clave | Significado |
|---|---|
| G01 | Adquisición de mercancías |
| G02 | Devoluciones, descuentos o bonificaciones |
| G03 | Gastos en general (el más común) |
| I03 | Equipo de transporte |
| I04 | Equipo de cómputo y accesorios |
| CP01 | Pagos (complemento de pago) |
| S01 | Sin efectos fiscales (gasto personal) |
Arriba están las claves del día a día. Los desplegables del Excel traen algunas más —05 y 06 en forma de pago, e I01, I02 e I08 en uso de CFDI— para los casos menos frecuentes; el catálogo completo del anexo 20 son cientos de claves y lo publica el SAT.
Cuándo llenar isr_retenido e iva_retenido
Solo aplican cuando quien paga es persona moral. Si eres persona física pagándole a otra persona física, ambas columnas van en cero.
| Operación | ISR retenido | IVA retenido | Fundamento |
|---|---|---|---|
| Honorarios de persona física (régimen general) | 10 % del subtotal | 2/3 del IVA (10.6667 %) | Art. 106 LISR · Art. 1-A, fr. II, inciso a) LIVA |
| Arrendamiento de inmueble de persona física | 10 % del subtotal | 2/3 del IVA (10.6667 %) | Art. 116 LISR · Art. 1-A, fr. II, inciso a) LIVA |
| Pago a persona física en RESICO | 1.25 % del pago sin IVA | 2/3 si el servicio es profesional o arrendamiento | Art. 113-J LISR · Art. 1-A LIVA |
| Autotransporte terrestre de carga | No aplica | 4 % de la contraprestación | Art. 1-A, fr. II, inciso c) LIVA · Art. 3 RLIVA |
El total que pagas al proveedor es subtotal + IVA trasladado − retenciones. Si el resultado de la plantilla no cuadra con lo que salió de tu banco, casi siempre falta una retención. Puedes verificar el desglose con la calculadora de IVA antes de capturar.
Gastos con deducibilidad limitada
- Consumos en restaurantes: solo el 8.5 % es deducible, y únicamente si se paga con tarjeta, transferencia o monedero electrónico (Art. 28, fr. XX LISR).
- Inversión en automóviles: deducible hasta $175,000 de monto original de la inversión; $250,000 si es eléctrico, híbrido o de hidrógeno (Art. 36, fr. II LISR).
- Renta de automóviles: tope de $200 diarios por unidad; $285 diarios si es eléctrico, híbrido o de hidrógeno (Art. 28, fr. XIII LISR).
- Pagos superiores a $2,000: deben liquidarse con transferencia, cheque nominativo, tarjeta o monedero electrónico; en efectivo no son deducibles (Art. 27, fr. III LISR).
- Combustible: siempre requiere medio de pago electrónico, sin importar el monto (Art. 27, fr. III LISR).
- Gastos en RESICO personas físicas: no se deducen contra el ISR —la tasa va sobre el ingreso cobrado—, pero el IVA trasladado sí es acreditable. Lleva el control igual.
Marca estos casos como Parcial en la columna
deducible y anota el porcentaje en notas. Tu contador
agradecerá no tener que deducirlo del contexto.
Del CFDI al cierre
en una sola hoja.
- 01
Descarga el paquete
Baja el XLSX (o el CSV si prefieres Sheets). Gratis, sin registro y con las instrucciones incluidas en el propio archivo.
- 02
Ábrelo en Excel o Sheets
Importa con codificación UTF-8 para conservar acentos y signos. En Sheets: Archivo → Importar → Reemplazar hoja actual.
- 03
Captura tus CFDI
Carga subtotal, IVA trasladado, retenciones (ISR e IVA) y los códigos SAT de forma de pago, método de pago y uso del CFDI.
- 04
Concilia con el SAT
Verifica en el portal del SAT que cada CFDI esté vigente antes de cerrar el mes. Marca los cancelados.
- 05
Comparte con tu contador
Comparte el archivo o súbelo a tu drive como hoja viva. La pestaña «Resumen» ya trae los totales del mes listos.
Ideal si
Tus gastos viven en mil lados
Tus gastos viven en mil lados
y el cierre te alcanza siempre.
- Eres profesionista o emprendedor y necesitas estructura mínima para tus CFDI antes del cierre.
- Tributas en RESICO o régimen general y quieres llevar el IVA acreditable sin perder un solo comprobante.
- Eres pyme pequeña que todavía concentra información en WhatsApp, correos o tickets sueltos.
- Trabajas con un contador externo y quieres llegar con todo conciliado contra el portal del SAT.
Antes de descargar,
resolvemos lo más común.
¿En qué formato viene la plantilla de gastos deducibles?
La plantilla se entrega en XLSX con cuatro hojas: captura, catálogos del SAT, resumen mensual automático e instrucciones. También hay un CSV en UTF-8 por si prefieres Google Sheets, Numbers o importarla a tu propio sistema.
¿Qué columnas incluye la plantilla?
18 columnas alineadas a CFDI 4.0: fecha, folio fiscal (UUID), RFC del emisor, proveedor, concepto, categoría, subtotal, IVA trasladado, ISR retenido, IVA retenido, total, forma de pago, método de pago (PUE/PPD), complemento de pago, uso del CFDI, estado del CFDI, marca de deducibilidad y notas.
¿Sirve para RESICO de personas físicas?
Sí. En RESICO de personas físicas no se aplican deducciones contra el ISR porque la tasa se calcula sobre los ingresos cobrados, pero el IVA trasladado sí es acreditable y necesitas controlar todos los CFDI para no caer en las causales de baja del Art. 113-I de la LISR. La plantilla cubre ese flujo de forma directa.
¿Puedo adaptar la plantilla a mi negocio?
Sí. Las categorías sugeridas, los códigos del SAT y la marca de deducibilidad están pensados como base personalizable. Puedes añadir columnas (centro de costo, responsable, proyecto) o reducirlas si tu operación es más simple. La guía adjunta explica cómo extenderla sin romper la consistencia.
¿Qué tipo de gastos conviene registrar?
Todo gasto con CFDI relacionado con tu actividad: compras, servicios, honorarios, viáticos, combustibles, renta, software y SaaS. También conviene registrar gastos personales o no deducibles marcados como tales, para conciliar después con tarjetas y cuentas bancarias.
¿La plantilla reemplaza a mi contador o a un sistema contable?
No. Es una herramienta de control interno previa al sistema contable o al cierre con tu contador. Sirve para llegar con la información ordenada y validada, no para emitir declaraciones, generar pólizas ni sustituir un dictamen profesional.
¿Prefieres que lo revise un experto?
Un contador revisa tu caso concreto
Un formato ordena la información; no decide por ti. Si al llenarlo aparecen dudas —qué es deducible, qué régimen te conviene, cómo regularizar un mes— escríbenos y lo revisamos con tus números reales. La primera consulta es sin compromiso.