INSTRUCCIONES — PLANTILLA DE GASTOS DEDUCIBLES 2026 Siempre Contable · siemprecontable.net Última revisión: mayo 2026 ==================================================== Esta guía acompaña al archivo plantilla-gastos-deducibles.csv. Está pensada para personas físicas (honorarios, actividad empresarial, RESICO) y pymes que llevan control interno antes de pasar al contador. ---------------------------------------------------- 1) CÓMO ABRIRLA ---------------------------------------------------- - Excel: Archivo > Abrir > selecciona el .csv. Si se ven símbolos raros, importa con "Datos > Desde texto/CSV" y elige codificación UTF-8. - Google Sheets: Archivo > Importar > Subir > "Reemplazar hoja actual". - Numbers (Mac): doble clic; al guardar, exporta de vuelta a .csv. Tip: guárdala como .xlsx o .gsheet en tu drive para conservar formatos, validaciones y filtros sin perder la base CSV original. ---------------------------------------------------- 2) COLUMNAS EN ORDEN ---------------------------------------------------- 1. fecha Fecha en que se devengó el gasto o se emitió el CFDI. Formato: AAAA-MM-DD (ej. 2026-03-12). Así filtras por mes sin pelearte con el formato regional de Excel. 2. folio_fiscal UUID del CFDI (36 caracteres con guiones). Si el gasto no tiene CFDI (impuestos, ticket personal), déjalo vacío y márcalo como No deducible. 3. rfc_emisor RFC del proveedor. 12 caracteres para personas morales, 13 para personas físicas. 4. proveedor Razón social o nombre comercial visible del emisor. 5. concepto Detalle operativo breve (por qué se hizo el gasto). NO es la descripción literal del CFDI: es el contexto de tu negocio. 6. categoria Clasificación interna. Sugeridas: - Papelería y oficina - Servicios básicos (luz, agua, internet, teléfono) - Combustibles y lubricantes - Viáticos y transporte - Honorarios - Software y SaaS - Insumos y materiales - Renta y arrendamiento - Restaurantes - Capacitación - Mensajería y paquetería - Seguros y fianzas - Mantenimiento y reparaciones - Publicidad y marketing - Impuestos federales - Personal (no deducible) 7. subtotal Importe antes de IVA, en MXN. Usa punto decimal, sin separadores de miles. Ej. 1068.97. 8. iva_trasladado IVA que te trasladó el proveedor (16 % regla general, 8 % en región fronteriza norte/sur, 0 % en exentos). 9. isr_retenido Retención de ISR cuando aplica (la realiza quien paga, normalmente PM): - Honorarios a personas físicas (régimen general): 10 % sobre subtotal (Art. 106 LISR + Art. 1-A LIVA). - Arrendamiento a personas físicas: 10 % sobre subtotal (Art. 116 LISR). - Pagos a personas físicas que tributan en RESICO: 1.25 % sobre el monto efectivamente pagado, sin IVA (Art. 113-J LISR). Aplica cuando el emisor del CFDI usa el régimen "626 RESICO PF". 10. iva_retenido Retención de IVA cuando aplica: - Honorarios PF: 2/3 del IVA trasladado. - Arrendamiento PF: 2/3 del IVA trasladado. - Servicios de autotransporte terrestre de carga: 4 % sobre la contraprestación. 11. total Importe efectivamente pagado al proveedor. Fórmula sugerida: total = subtotal + iva_trasladado - isr_retenido - iva_retenido. 12. forma_pago (catálogo SAT c_FormaPago) Códigos más usados: 01 Efectivo 02 Cheque nominativo 03 Transferencia electrónica de fondos (SPEI) 04 Tarjeta de crédito 05 Monedero electrónico de vales de despensa 06 Dinero electrónico 28 Tarjeta de débito 29 Tarjeta de servicios 31 Intermediario pagos electrónicos 99 Por definir (típico en CFDI PPD) 13. metodo_pago (catálogo SAT c_MetodoPago) PUE Pago en una sola exhibición PPD Pago en parcialidades o diferido (requiere complemento de pago para considerarse efectivamente erogado) 14. uso_cfdi (catálogo SAT c_UsoCFDI 4.0) Los más comunes para gastos: G01 Adquisición de mercancías G02 Devoluciones, descuentos o bonificaciones G03 Gastos en general I01 Construcciones I02 Mobiliario y equipo de oficina I03 Equipo de transporte I04 Equipo de cómputo y accesorios I08 Otra maquinaria y equipo CP01 Pagos (complemento) Para gastos personales no deducibles: deja vacío o usa S01. 15. estado_cfdi Vigente / Cancelado / Pendiente / Sin CFDI / N/A. Concíliarlo con el portal del SAT antes de cerrar el mes. 16. deducible Sí / No / Parcial. Útil para separar gastos personales o de deducibilidad limitada (ej. restaurantes 8.5 % LISR Art. 28). 17. notas Aclaraciones, recordatorios o seguimientos con tu contador. ---------------------------------------------------- 3) BUENAS PRÁCTICAS PARA EL CIERRE MENSUAL ---------------------------------------------------- - Registra el gasto el mismo día que recibes el CFDI; evitarás perder XML o boletas de tarjeta. - Verifica en el portal del SAT (Buzón Tributario > CFDI emitidos) que el comprobante esté Vigente antes de declarar. - En CFDI PPD ningún gasto se considera erogado hasta que recibes el complemento de pago. Cárgalo con la fecha del complemento. - Para RESICO PF recuerda: las deducciones del gasto no se aplican contra el ISR (la tasa va sobre el ingreso cobrado), pero el IVA trasladado sí es acreditable. Lleva el control igual. - Conserva XML y PDF del CFDI durante 5 años (Art. 30 CFF). ---------------------------------------------------- 4) VALIDACIONES RÁPIDAS ANTES DE ENTREGAR ---------------------------------------------------- [ ] Sin filas con fecha vacía o con formato distinto a AAAA-MM-DD. [ ] folio_fiscal con 36 caracteres (8-4-4-4-12) o vacío justificado. [ ] subtotal + iva_trasladado - retenciones = total (sin centavos descuadrados). [ ] forma_pago y uso_cfdi presentes en gastos deducibles. [ ] estado_cfdi distinto de "Cancelado" en gastos que vas a deducir. [ ] Categoría asignada en el 100 % de las filas. ---------------------------------------------------- 5) RECURSOS RELACIONADOS ---------------------------------------------------- - Guía RESICO 2026: siemprecontable.net/recursos/guia-basica-resico - Calendario Fiscal 2026: siemprecontable.net/recursos/calendario-fiscal-2026 - Calculadora de IVA: siemprecontable.net/herramientas/calculadora-iva - Contacto: siemprecontable.net/contacto ---------------------------------------------------- 6) AVISO ---------------------------------------------------- Esta plantilla es una herramienta de control interno. No sustituye la opinión de un contador titulado ni un dictamen fiscal. Las referencias a LISR, CFF y catálogos del SAT corresponden a la normativa vigente al cierre de la revisión (mayo 2026); verifica en sat.gob.mx si cambia algún catálogo o porcentaje de retención. © Siempre Contable. Puedes adaptarla libremente para tu operación o la de tus clientes.